À lire avant de réserver la salle de votre mariage

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Photo: courtoisie du Germain Charlevoix

 

Quiconque se retrouve en pleine recherche d’une salle pour son mariage comprend qu’il s’agit de la portion la plus stressante du processus d’organisation. Le choix du lieu déterminera la date du mariage, le décor et le style de la réception. Mélanie Aubin, planificatrice de mariage chez foudamour à Montréal – qui a récemment partagé son expertise avec les hôtels Le Germain – explique qu’afin de trouver le lieu idéal il est nécessaire de d’abord calculer le budget de votre mariage. Le montant que vous comptez dépenser doit demeurer au centre de la décision. Puis, Mélanie ajoute qu’il sera nécessaire de considérer ces six éléments clés:

1. La dimension de la salle. La mise en place typique pour un repas assis consiste en plusieurs tables rondes de 60 pouces entourées de huit chaises. Une pièce de 3 000 pieds carrés pourra accueillir 300 personnes. Et si vous souhaitez réserver un espace pour une piste de dance, un photomaton, un lounge ou une scène, prenez en considération que cela limitera vos places assises. Donc ne considérez pas vos besoins seulement en fonction de votre nombre d’invités, calculez aussi tout ce que vous souhaitez installer dans cette pièce.

2. Stationnement. Aurez-vous besoin d’une zone de stationnement privée, ou est-ce qu’un espace partagé fera l’affaire? Y a-t-il suffisamment d’espace pour tous vos invités? Est-ce que des frais de stationnement seront chargés, ou est-ce qu’ils sont inclus dans votre forfait? Si vous ne disposez pas d’un espace de stationnement, devrez-vous organiser une navette ou un service de valet?

3. Ce qui est compris. Est-ce que l’endroit que vous avez choisi vous offre gratuitement quelques services, comme le prêt de tables, de chaises, de nappes et serviettes ou de meubles de jardin? Informez-vous sur la liste complète du mobilier inclus, les couleurs offertes et les quantités. Disposerez-vous d’options d’éclairage intéressantes, d’un système de son, d’un projecteur et d’un écran? Et si vous devez louer tout cela, est-ce que l’équipement pourra être rangée sur place?

4. Exclusivités. Plusieurs endroits ne travaillent qu’avec certains traiteurs, services de bar ou fournisseurs d’audiovisuel. Si vous décidez d’embaucher vos propres intervenants, il est possible qu’on vous charge un montant ou une pénalité. Il est important de connaître ces détails avant que vous signiez quoi que ce soit.

5. Frais additionnels. En plus des frais de location de la salle, informez-vous à savoir si on vous chargera quelque frais additionnel que ce soit, pour le nettoyage, l’électricité (un band consomme davantage de volts qu’un DJ), l’installation ou l’entreposage par exemple. Est-ce que les frais de vestiaire sont compris dans la location? Aurez-vous besoin d’engager du personnel de sécurité pour votre événement?

6. Contrats. Demandez une copie du contrat de location de tous les lieux qui vous intéressent et prenez le temps d’étudier chacune des clauses présentées. Qu’arrive-t-il si le mariage doit être annulé? Est-ce que la location implique un montant minimum pour la nourriture ou les breuvages? Si le nombre d’invités diminue en cours de route, sera-t-il possible de changer de salle? Assurez-vous que chacune des modifications convenues relatives aux frais chargés soient ajoutées au contrat final.

Par Alison McGill pour weddingbells.ca.

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